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Übergang zur TRISS Buchhaltung

Um einen reibungslosen Übergang der „alten“ Buchhaltung in die TRISS - Buchhaltung sicherzustellen, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. Da es sich bei TRISS um eine integrierte Software handelt, genügt es nicht, wenn lediglich die Schlussbilanz als Eröffnungsbilanz in die TRISS FIBU eingetragen wird.

Die automatisch geführten Konten müssen den vom System generierten Saldo aufweisen. Dies geschieht, indem alle, die Abschlussperiode in irgend einer Weise betreffenden Dossiers aus buchhalterischer Sicht vollständig und korrekt erfasst werden.

Da sich in der Reisebranche der Abreisetag als Stichtag für die Abgrenzung als zuverlässigste Grösse herausgestellt hat, gehen wir in den folgenden Erläuterungen davon aus.

Wann soll umgestellt werden?

Am besten per Jahresabschluss, ansonsten ist ein Zwischenabschluss zu erstellen. Dieser Aufwand ist ausserordentlich und sollte vermieden werden.

Ab wann sollen wir mit TRISS „voll“ arbeiten?

Werden während drei Monaten alle Dossiers, Kreditoren und Debitoren über TRISS verarbeitet, so kann in der Regel schon die alte Buchhaltung von automatisch generierten Abschlusslisten profitieren.

Die folgende Konten werden von TRISS automatisch verwaltet und müssen zwingend mit der zu übernehmenden Buchhaltung in Einklang gebracht werden:

Debitoren (1050)
per Stichtag, inklusive alle transitorischen Werte.

Mit Ausnahme der Eröffnungsbuchung dürfen keine manuellen Buchungen über dieses Konto getätigt werden.

In der Debitorenverwaltung werden die Abgrenzungen automatisch auf Grund des Debitoren- und Reisedatums vorgenommen. Als Reisedatum bezeichnen wir im Reisegeschäft das Abreisedatum ab der Schweiz, bei Sachkonten wird in der Regel ein Datum eingetragen, welches innerhalb der betroffenen Buchhaltungsperiode liegt. Das Debitorendatum wird von TRISS automatisch vergeben, wenn im Dossier die Funktion [1RG] ausgelöst wird.

Unsere Erfahrung zeigt, dass in Betrieben, in welchen Debitoren nicht grundsätzlich über eine Debitorenverwaltung gebucht wurden, die Ausweise „offene Debitoren“ und Abgrenzungen „transitorische Passiven“ nur ungenau gemacht werden können.

Kreditoren (2000)
per Stichtag, inklusive alle transitorischen Werte.

Mit Ausnahme der Eröffnungsbuchung dürfen keine manuellen Buchungen über dieses Konto getätigt werden.

In der Kreditorenverwaltung werden die Abgrenzungen automatisch auf Grund des Kreditoren- und Reisedatums vorgenommen. Als Reisedatum bezeichnen wir im Reisegeschäft das Abreisedatum ab der Schweiz des korrespondierenden Debitors. Insbesondere ist bei isoliert in Rechnung gestellten Leistungen wie Hotel, Mietwagen u. dgl. darauf zu achten, dass jedem Kreditor auch ein Debitor in der gleichen Periode gegenübersteht, ansonsten es zu unerwünschten Margendifferenzen kommen könnte. Bei Sachkonten (Inserate etc.) wird in der Regel ein Datum eingetragen welches innerhalb der betroffenen Buchhaltungsperiode liegt. Ein Stelleninserat welches am 24.4. erscheint, wird also in der Regel auch auf dieses Datum datiert. Das Kreditorendatum kann vom Benutzer eingegeben werden, und sollte in der Regel mit dem Tagesdatum der Rechnungstellung des Lieferanten übereinstimmen.

Anzahlungen

Mit Ausnahme der Eröffnungsbuchung dürfen keine manuellen Buchungen über dieses Konto getätigt werden.

Zahlungen und Anzahlungen welche auf Dossiers geleistet werden, bei denen die Funktion 1RG noch nicht ausgelöst wurde, werden im Konto „Anzahlungen von Kunden“ verwaltet.

Benötigte Konten

Damit Sie mit TRISS entsprechend den Empfehlungen im Leitfaden arbeiten können, müssen folgende Konten, wenn möglich mit gleicher Bezeichnung vorhanden sein:

 *  Konto muss zwingend vorhanden sein

**  wir empfehlen, dieses Konto zu führen

MWST

Mit TRISS kann die Mehrwertsteuerabrechnung einfach und auf Knopfdruck vorbereitet werden. Da wir neben dem Hauptbuch eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führen, empfehlen wir Ihnen, den Debitor (oder Kreditor) Mehrwertsteuerverwaltung wie jeden anderen Debitor oder Kreditor zu behandeln. Beachten Sie, dass wir demnach keine FIBU-Konten „Debitor Eidg. Steuerverwaltung“, „MWST Steuerlast xy“ etc. benötigen.

Bei der Abrechnung analysiert TRISS lediglich die einzelnen Konten im Hauptbuch. Darin ist jedes Konto mit einem MWST-Code versehen. Wir empfehlen, im Einkauf mit der Nettomethode (889) und im Verkauf mit der Bruttomethode (892) zu arbeiten. Die MWST Wegleitung 1997 sieht dies unter Ziff. 885 ff. ausdrücklich vor.

Konsultieren Sie bitte diesbezüglich auch den Abschnitt „Handhabung der Mehrwertsteuer (Vorschlag)“ im Kapitel 10, FIBU.

Erforderliches Wissen

Folgende Punkte sollten die mit der Buchhaltung anvertrauten Benutzer zumindest vom Ansatz her verstehen:

• Gesetzgebung Mehrwertsteuer

• Logik Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

• transitorische Buchungen

• Kernwissen gemäss Leitfaden, Kapitel 10, FIBU